Rada 6/2019

(Rozdíly mezi verzemi)
Přejít na: navigace, hledání
(Zápisy ze sezení Kontrolní komise)
(Vzdělávací kurzy 2019/2020)
(Není zobrazeno 5 mezilehlých verzí od 1 uživatele.)
Řádka 68: Řádka 68:
 
Jako minulý rok organizujeme školení důchodců na nové škole se super lektorem Honzou Markem + jeho pomocnicí.  
 
Jako minulý rok organizujeme školení důchodců na nové škole se super lektorem Honzou Markem + jeho pomocnicí.  
 
Dále důchodcům zajišťujeme PC učebnu na kamence, kde se mohou též vzdělávat.
 
Dále důchodcům zajišťujeme PC učebnu na kamence, kde se mohou též vzdělávat.
 
 
limit akce: 12000
 
limit akce: 12000
 
šéf akce: mcyrin
 
šéf akce: mcyrin
 
jméno akce: Vzdělávací kurzy 2019/2020
 
jméno akce: Vzdělávací kurzy 2019/2020
  
 +
*'''Typ akce''': akce a párty
 
* '''Hlasování''': 3:0:0  
 
* '''Hlasování''': 3:0:0  
 
** SCHVÁLENO
 
** SCHVÁLENO

Verze z 4. 11. 2019, 22:52

Zápis jednání Rady č.6/2019 spolku czela.net, sídlem Komenského 1645, 250 88 Čelákovice, konané dne 29.9.2019 od 20:53 v klubovně spolku.

  • Členi Rady: Effe, Kužel, Matěj
  • Návštěva: Dominik, KI

Obsah

Nové

Rezignace filipa

- proplácení faktur z Flexibee (tohle je jediná výjimka, a platí to až od 1. 11., klidně to ale přenechám dříve; vše ostatní platí ihned)

  • Effe*

- proplácení účtenek

  • účtenky se zadávají stejně jako faktury! S konečnou částkou. *

- řešení nejasných faktur s Janou 1. nejdřív napíše Effemu 2. pokud neodpoví Effe posílá mail na radu. 3. pokud neodpoví rada, tak volá Kuželovi.

- řešení různých nestandardních přihlášek/odhlášek (např. je Effe zapomněl doma), nestandardních smluv (od Effeho) nebo nestandardních účtenek (od Effeho)

  • nestandardní přihlášky/odhlášky nemáme!!!!*

V případě nejistoty: 1. nejdřív napíše Effemu 2. pokud neodpoví Effe posílá mail na radu. 3. pokud neodpoví rada, tak volá Kuželovi.

- opravy chybných variabilních symbolů plateb členů (to začne být akutní koncem měsíce, až to příslušné členy začne blokovat; mohla by to dělat asistentka, ale Netadmin to pokud vím neumí, je tam asi jen možnost doplnit chybějící VS u platby, kde žádný není – není tam ale možnost vypsat si platby ze stejného účtu a platby daného člena, aby bylo možné zkontrolovat, zda se platba přiřazuje opravdu tomu, kdo to zaplatil; a není tam možnost opravit VS, ve kterém byl překlep, a připsalo se to někomu jinému; proto jsem už za Orvella některé VS opravoval v databázi já) zápis schválených slev

Variabilní symbol se opravuje ve Flexibee - ručně.

- řešení problémů se stahováním výpisů z Fio banky do Netadmina (banka občas vygeneruje výpis, který nenavazuje na předchozí, pak se to musí ručně prověřit a srovnat, aby platby nechyběly ani nebyly dvakrát) zápis PHP, zápis „výběrů PHP“, vytváření hlasování o PHP

Chceme vypnout stahování výpisu z banky do netadminu.

nově se to bude flexibee=>netadmin

- uzavírání webových hlasování a jejich překlopení do příštího zápisu rady vyřizování e-mailů zaslaných na rada@czela.net

  • Děkujeme, zkusíme to zautomatizovat. *

- komunikace s účetním

S účetním se sejde Effe, Kuta, Matěj, Vrtiška, Chmela osobně!!! Schůzku zařídíme v Ambinte Brasilero.

- správa účtu G Suite (Google – e-mail, skupiny, kalendář)

  • Matěj spravuje, chceme více adminů, nechť se hlásí!* - chmela, kužel

- správa Slacku

  • Matěj spravuje, chceme více adminů, nechť se hlásí!* - chmela, kužel

- výměna certifikátů na webovém serveru (www.czela.net a další) – sice tam byl jakýsi skript, který to měl dělat automaticky, ale nefungoval; v červnu jsem zjistil, že je na serveru expirovaný certifikát, žádný monitoring na to asi není a e-maily o blížící se expiraci chodí bůhví komu, takže jsem tam vrátil zase certifikáty, které jsem generoval já, a od kterých mi chodí e-maily. Teď jsem certifikát shodou okolností vyměnil 23. září, takže až do 22. prosince je to vyřešeno.

řeší Satážek

Schváleno

Vzdělávací kurzy 2019/2020

Jako minulý rok organizujeme školení důchodců na nové škole se super lektorem Honzou Markem + jeho pomocnicí. Dále důchodcům zajišťujeme PC učebnu na kamence, kde se mohou též vzdělávat. limit akce: 12000 šéf akce: mcyrin jméno akce: Vzdělávací kurzy 2019/2020

  • Typ akce: akce a párty
  • Hlasování: 3:0:0
    • SCHVÁLENO
  • Rozpočet: 15000 Kč
  • Šéf Akce: Matěj

Valná hromada 2/2019

Termín následující valné hromady bude 14.prosince 2019 řádná valná hromada od 15:00, náhradní valná hromada od 16:00.

předsedající: Kužel Aleš pošle program 30 dní předem, tj 1.11.2019

Rezignace Evy

Eva má mandát do 30.9.2019

potom můžeme schválit náhradního člena rady do další VH - prosinec.

Schválíme dominika?

Rada schvaluje a kooptuje Dominika Vondráčka jako člena rady od 1.10.2019 do termínu další valné hromady.

  • Hlasování: 3:0:0
    • SCHVÁLENO

zápis z VH

Ahoj,

ve wiki chybí zápis z VH, to je asi špatně.

Přesunuto na další radu

Effe ho zveřejní.

Běží

Revize slev na AP

Jelikož se lidi z wifi převádějí na optiku, tak by bylo potřeba udělat revizi počtu připojených lidí na AP. Pokud by někde nebyl už nikdo tak jako u Hurycha zrušit slevu.

řeší se

Vratné kelímky

Kužel poptá půjčování vratných kelímků na různé kulturní akce ve městě.

Z rady 5/2019 Kužel poptá znovu

Předávání účetnictví

řešitel: Effe

Vrtiškovi - ukončeno Filip zjistí zda zájem firmy, která byla oslovena, stále trvá. Předpokládaná odměna 2 000,- Kč/měsíc

Z minula: Filip nekontaktoval, deadline do konce příštího týdne.

Filip kontaktoval, čekáme na vyjádření účetní firmy. Pokud se do 14 dní neozvou, budeme shánět jinou firmu

chmela, matěj, Kutá, Effe a vrtiška se musí sejít s účetní - super večeři platí czela. prosíme Filipa o předání agendy...

czela.auto

správce auta Samson kamera – Matěj má hlavu děravou... Samson proprudí Matěje, aby mu kameru dovezl. Kameru na testování Matěj předal Samsonovi, čekáme na závěr, jestli je toto vhodné řešení pro czela.auto. Kamera ještě není otestovaná, na czelakýtě bude otestovaná na naší dodávce

Čekáme na report Samsona.

Termíny nesíťových akcí 2019 + jejich zabezpečení/organizace

předkládá: Kužel

Akce

Vánoční párty 2019 - 14.12., šéf: Matěj rozpočty akce TRVÁ, PŘÍŠTĚ

Další akce je Vánoční party - Chmela si bere na starosti kulečníkový turnaj. Dominik se hlásí k aktivitě.

Revize náplně práce asistentky

Ustanovení konkrétních věcí, které má na starosti asistentka a které si má zařizovat sama KI a Rada. Což se týká i předchozího bodu adresovaného od KI.

navrhovatel: Effe

Dohodli jsme se, že je potřeba si říct, co kdo očekává od asistentky a s tím začneme.

Rozdělení:

KI "ať" si řekne co chce od asistentky - Požadavky nadefinovala. rada "ať" si řekne co chce od asistentky - Požadavky do příště nadefinuje Effe. podpora "ať" si řekne co chce od asistentky - Požadavky nadefinuje Matěj. "správní věci" Filip ať navrhne. - Čeká se na návrh Filipa. KI si nadefinovala:

Doplnovani zasob v lednici - pivo, nekalko. Na kazdou KI asi ne, ale at chodi na 1 hodinu kazdou druhou KI. Uklid po KI (vcetne napr. umyti grilu apod.) Současná činnost asistentky: Evidence smluv - přidělení kódu, zápis do . xls souboru, urovnání smluv ve skříni, vylepení seznamu smluv. Provádět průběžně.

Zadává faktury do flexibee, zadává účtenky do flexibee

Zpracovává odhlášky členů, pozastavení členství, nově bude zpracovávat přihlášky nových členů spolku.

Za Radu vytvoří náplň činnosti asistentky Effe.

Za podporu vytvoří náplň Matěj, doplní to pak do zápisu.

Správní věci navrhne Filip.

Termín: do příští Rady.

Za podporu vytvořil náplň Matěj, doplní to pak do slacku. Effe začne diskutovat ve slacku

Čekáme

Revize slev na AP

navrhovatel: Samson Jelikož se lidi z wifi převádějí na optiku, tak by bylo potřeba udělat revizi počtu připojených lidí na AP. Pokud by někde nebyl už nikdo tak jako u Hurycha zrušit slevu.

Tento bod si vzal na starost Samson, deadline je září 2019.

Samson revizi provede podle seznamu slev. bude potřebovat propojení smluv a sítě.

Tento bod trvá, deadline je daleko..

Samson zaúkoluje asistentku k dohledání smluv - Effe mu to pošle do mejlu

Zápisy ze sezení Kontrolní komise

předkladatel: Matěj řešitel: Filip

Rada spolku postrádá ve wiki zápisy ze sezení KK. Tedy z toho plyne návrh požádat KK o zpřístupnění zápisů KK, což je v souladu se stanovami.

Filip zašle tento návrh KK.

Chyba minulého zápisu: mail neposlal Filip, ale Matěj 1.7.2019

Rada navrhuje pozastavení PHP pro členy KK za jejich nečinnost od příštího čtvrtletí, jelikož nereagovali na email Matěje z 1.7.2019, tzn zřejmě vůbec nepracují

hlasování: 3:1:1

Schváleno

Matěj: Navrhuji revokaci předchozího usnesení, neb to vypadá, že konečně začala KK reagovat.

  • Hlasování: 3:0:0
    • SCHVÁLENO

Pravidla pro PHP

Předkládá Daman: Jestli bude skutečně společné sezení KI a Rady, rád bych nakousl pravidla pro dávání PHP. Vypadá to tak, že v budovatelských nebo síťových akcích se vyplácejí PHP od hodiny a v nesíťových se vyplácejí odhadem-dohodou. Pojďme diskutovat, jak to sjednotit, aby to bylo spravedlivé na obě strany.

Proběhla diskuze - kde lze určit hodiny tak PHP dle hodin. Kdo to možné není je potřeba to odhadnout. Určování není závislé na typu akce.

Ze zápisu č. 10/2018: Nebyli jsme komplet, takže jsme diskusi odložili, stejně by se to příště probíralo znovu.

Sejde se Rada s KI společně. Návrh termínu 26.05.2019

Přesunuto do zamražených bodů - máme urgentnější věci k řešení.

Změny stanov a interních předpisů

Měl jsem návrh změn připravený na VH, ale psal jsem to na poslední chvíli a diskutovalo by se o tom poprvé až na VH, navíc bychom na VH byli asi až do rána, takže jsem návrh stáhnul. Chce to ale včas připravit na příští VH – padl návrh udělat příští VH před czela.festem a mít tam jenom tu změnu předpisů. Moje návrhy změn (tady jen v bodech, navržené úpravy pak rozešlu):

Upravit terminologii do souladu s novým občanským zákoníkem. Např. to, co mi teď nazýváme Valná hromada, nazývá občanský zákoník členská základna (ČZ). Z právního hlediska to nevadí, že používáme jiný termín, ale je to trochu nepraktické, protože si to pak člověk musí pořád překládat, že když se v zákoně píše o členské základně, týká se to naší VH. A pro lidi, kteří se v právu vůbec neorientují, to může být i matoucí. Opravit věci, které jsou v rozporu se zákonem, a vyhodit věci, které jsou k zákonu duplicitní (tj. např. ve Stanovách máme to samé, co říká zákon). Špatně máme např. předsedajícího schůze (podle zákona rada určí toho, kdo schůzi zahájí a navrhne předsedajícího, ale o předsedajícím pak členská základna hlasuje – my to máme tak, že rada předsedajícího určuje a VH už o něm nehlasuje, což by bylo v rozporu se zákonem). Zkrátit lhůtu, ve které je nutné informovat o jednání ČZ, na 15 dní. Zákon říká, že pokud není určeno jinak, je to 30 dní, ale stanovy mohou určit kratší lhůtu. Těch 30 dní je nepraktické, už jsme kvůli tomu museli posunout VH na nevhodný termín, protože ten vhodný bychom už nestihli. Neznamená to, že bychom pozvánku nemohli poslat s větším předstihem, ale kdybychom jí poslali třeba jen 28 dní předem, pořád bychom byli v limitu. Svolávání schůze ČZ upravit z „jednou ročně s dvouměsíční přesahem“ na „jednou za rok“ (je to tak v zákoně a lépe to řeší ten „přesah“) Explicitně uvést, že náhradní zasedání ČZ může být svoláno spolu s pozvánkou na řádné zasedání ČZ a na stejný den. Ve stanovách uvést, že způsob komunikace se členy určí organizační řád, a v něm uvést, že pro komunikaci se členy se používá výhradně e-mail (tj. pro svolávání ČZ, informování o nezaplaceném příspěvku, o hrozbě vyloučení apod.). Oddělit ukončení členství (rozhodnutím rady nebo ČZ) a zánik členství (úmrtí, zánik právnické osoby). Ve stanovách uvést potřebná explicitní zmocnění pro finanční řád, organizační řád, případně řády vydané radou. Stanovy mají vyšší právní platnost a jiné řády by neměly upravovat věci, které řeší stanovy, aniž by k tomu měly ze stanov zmocnění. Ve stanovách uvést, že organizační řád určí náležitosti a formu přihlášky, odhlášky, žádosti o pozastavení a obnovení členství, případně další žádosti směrované na radu. A v organizačním řádu uvést, že se k tomu používá elektronický systém spolku. Jde o to, aby člen nebo zájemce o členství ty údaje zadával do formuláře na webové stránce, který vygeneruje příslušné PDF. Údaje tím pádem budeme mít už elektronicky a nebude nutné je přepisovat z papírových přihlášek apod. Výši členského příspěvku přesunout do finančního řádu, upravit schvalování příspěvků hrazených prací radou, stanovit pořadí čerpání příspěvků (nejprve hrazené prací, pak finanční), stanovit možnost vrácení přeplatků při skončení členství. Umožnit platbu příspěvků inkasem z účtu (Fio banka to umožňuje zautomatizovat, prostě jen automat nasype příkazy k inkasu do banky a strážce pokladu je podepíše). Poplatek se platí v plné výši i v případě, kdy je dotyčný nepozastaveným členem jen část měsíce. Pokud je celý měsíc pozastavený, neplatí žádný poplatek. Úroky z přeplatků a nedoplatků – žádné; úroky placené bankou z přeplatků uložených na bankovních účtech spolku jsou příjmem spolku. Do finančního řádu zakotvit rozpočet KI. Do finančního řádu zakotvit, že na začátku roku, kdy není schválen rozpočet na aktuální rok, se postupuje přiměřeně podle loňského rozpočtu. Finanční řád – přidat radě pravomoc přiznat určité roli automatický nárok na slevu z příspěvku (resp. příspěvek hrazený prací). Tj. rada by např.schválila, že člen KI má nárok na slevu, a tím pádem by slevu automaticky dostal každý člen KI a nemusela by o tom rada hlasovat znovu každý čtvrtrok. Upřesnit pravidla pro pozastavené členy – neplatí členský příspěvek, mohou či nemohou hlasovat na ČZ? Pravomoc vyloučit členy pro neplacení příspěvků dát radě. Dnes máme v jednom z řádů možnost, že po obeslání může být členství ukončeno automaticky, pokud nezareagují v dané lhůtě – ale tuhle možnost nevyužíváme. Vylučování rozhodnutím rady by mohl být dobrý kompromis, aby to nemusela pokaždé řešit ČZ. Sloučit jednací a organizační řád, řeší podobné věci a jejich obsah se dnes různě překrývá, navíc ještě opakují to, co už je ve stanovách nebo v zákoně. Zrušit jmenovité hlasování na radě, KI a KK, které stejně neděláme, umožnit i hlasování bez počítání hlasů (když je evidentně většina pro nebo proti, prostě se zapíše výsledek hlasování a nemusí se dopočítávat, kolik hlasů to přesně bylo; pokud by měl kdokoli pochybnosti, dá námitku a bude se hlasovat znovu s tím, že se hlasy přesně spočítají). Zakotvit v organizačním řádu elektronické hlasování. Délku mandátů přenést ze stanov do organizačního řádu a upravit jí tak, že je to 3 roky + doba do nejbližší VH, nejvíce však 3 měsíce. Aby se nestávalo, jako už se stalo dříve, že měsíc před schůzí ČZ vyprší mandát většině členů KI (nebo dokonce rady) a paralyzuje to chod spolku. Upřesnit rezignace – že je rezignace platná okamžikem doručení nebo pozdějším okamžikem určeným v rezignaci. Rezignace ze všech orgánů i komisí doručovat radě, která je zodpovědná za chod sdružení a musí to řešit, rada o tom bezodkladně informuje dotčený orgán/komisi. V případě rezignace, pokud by počet členů orgánu/komise člen pod minimální počet, umožnit radě kooptovat nového člena do příštího zasedání ČZ, nejdéle však na dobu původního mandátu. Zrušit požadavek na lichý počet členů rady (případně KI nebo KK, pokud to tam je) – rozhodující při hlasování je stejně počet přítomných, který může být a často je sudý. Požadavek na lichý počet členů nás akorát omezuje, protože musíme členy rady přibírat nebo zmenšovat po dvou. Přitom každý jeden člen rady navíc je přínosem. Upravit zveřejňování zápisů – zápisy budou členům zpřístupňované elektronicky. Tj. nemusí být zveřejněné i pro nečleny (dnes je zveřejňovat nemusíme, ale děláme to), a zároveň zrušit možnost nahlížení do zápisů v sídle spolku. Tím pádem bychom zápisy vůbec neřešili papírově, jenom elektronicky. Vyřešit zprávu o hospodaření × účetní závěrka – podle stanov rada předkládá VH zprávu o hospodaření, vedle toho ale ještě rada schvaluje účetní závěrku. Podle stanov KK alespoň jednou ročně provádí revizi účetnictví, neměla by průběžné kontrolní zprávy o fungování spolku vydávat častěji, třeba jednou za čtvrt roku? Předkladatel: Filip

odloženo na příště

Hotovo

Preplatky clenu

Viz slack

Vyřešeno

Spolkový rejstřík

předkládá: Filip

aktualizace členů rady a KK stanovy? zápisy z VH? Řeší se - podepisování čestných prohlášení

Chybí prohlášení: Majkl, Milda - necháme po VH

Ověřit podpisy.

Standa Červenka odmítl odeslat osobní údaje na spolkový rejstřík, paralyzuje zapsání do spolkového rejstříku, což je problém...

Podáno, čekáme na nabití právní moci

Změna přístupů k účtu u Fio banky

Navrhovatel: Samson Pokud jednáme dohromady tak to prý znamená v jeden den. Tedy nemůžeme chodit do banky v různé dny, ale můžeme zmocnit jednoho člena rady. Zmocnění musí být podepsaná členy rady dle justice.cz 2. Vypadá to, že banka se řídi údaji v rejstříku na justice.cz. Tam máme člena rady ještě Majkla. Z toho vzniká problém. Můžeme přijít v současném složení se zápisem z VH (tam musí být identifikace členů jménem, datumem narození a bydlištěm) , ale není jistě, že nám pak centrála schválí změny. 3. Pokud někoho zmocníme aby nastavit přístupy, tak musí mít každý z nových oprávněných osob nastavený dopředu přístup k Internet Bankingu (registrace u FIO) nebo tam musí jít taky. Tedy nám doporučili udělat změnu v rejstříku a pak přijít nebo někoho zmocnit. Z toho plyne, že bude lepší počkat až po VH. V této době mají přístup:

Petr Hájek Matěj Cyrín Pavel Vyskočil Aleš Kužílek Vlastimil Procházka Tento bod necháme po VH.

Po rezignaci Samsona na radního je potřeba vyřešit, kdo bude dělat Strážce pokladu. Měl by to být někdo z radních – ani by nebylo fér, aby to dělal někdo mimo radu, protože by fakticky jen podepisoval příkazy k úhradě, o kterých by nevěděl vůbec nic.

Přístupy u Fio banky:

Matěj, Filip, Effe - podepisování příkazů k úhradě Kužel, Eva - pouze čtení Strážce pokladu se nabídl Effe

Odhlasování proběhne po webu.

Rádi bychom tento bod dokončili, bohužel nemůžeme, protože nemáme aktuální radní v rejstříkovém spolku, viz bod rejstříkový soud.

Po zveřejnění na rejstříkovém soudu ihned uděláme výlet do Fio banky.

Hotovo děkujeme

Zamítnuto

KK

Ve stanovách čtu, že sezení KK jsou neveřejná a dělají se z ní zápisy. Tzn. jsou na tom stejně jako VH. Na ní bejt nesmí být úplně každý, ale výstup může vidět každý...

- Navrhoval bych KK napsat dotaz, jestli se scházejí a proč případně nedávají zápis na wiki...

Osobní nástroje
Jmenné prostory
Varianty
Akce
Navigace
Nástroje